各二级学院、职能部门、二级单位：

根据《中华人民共和国档案法》和学校档案管理相关规定，为保障档案资源的齐全和完备，现就做好2020年度档案归档工作有关事宜通知如下。

一、归档范围

（一）凡在工作活动中形成的、办理完毕的、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、学院工作和历史研究具有重要凭证、参考价值和利用价值的不同载体和不同形式的材料。归档范围详见《浙江工贸职业技术学院档案归档范围》（附件1）。

（二）以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

（三）在本单位归档范围之外，其他有归档价值的材料。

二、归档要求

（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应完整、齐全、真实，文字清楚、用纸规范、对象明确，有承办单位或负责人署名，有形成材料的日期。

（二）归档的纸质文件及相应的电子文件，应一并向档案室移交。

（三）立卷（组件）归档的材料应提供原件，复印件一般不得归档。特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖公章。

（四）形成档案移交清单（附件2）和归档文件目录（附件3，可按各部门实际情况调整）。

三、归档时间

请各二级学院、职能部门、二级单位于4月23日前将档案移交清单、归档文件目录与相应的电子文件发送至邮箱dyb@zjitc.edu.cn，以便于学校统筹安排后续实体文件归档工作。

联系人：陈林玲，联系电话： 663331

附件：1. 档案归档范围

      2．档案移交清单

      3. 归档文件目录

党院办

2021年4月15日